Zapytanie ofertowe na bezgotówkowy zakup paliw ciekłych

NPN-271/1 642/2020

Zapytanie ofertowe

Narwiański Park Narodowy zaprasza do złożenia ofert na bezgotówkowy zakup paliw ciekłych, produktów nie paliwowych oraz usług przy pomocy dostarczonych przez Wykonawcę płatniczych kart paliwowych na potrzeby eksploatacji samochodów służbowych Narwiańskiego Parku Narodowego.

1. Zamawiający

Narwiański Park Narodowy Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy, NIP 722-16-26-836, tel. 663109103.

2. Tryb udzielenia zamówienia

1. Postępowanie wyłączone z zakresu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy ( zamówienie o wartości niższej niż równowartość wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro netto ).

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje bezgotówkowy zakup paliw ciekłych, produktów nie paliwowych oraz usług przy pomocy dostarczonych przez Wykonawcę płatniczych kart paliwowych na potrzeby eksploatacji samochodów służbowych Narwiańskiego Parku Narodowego przez cały okres trwania umowy:

1. tankowanie pojazdów – bezgotówkowy zakup benzyny bezołowiowej oraz oleju napędowego na całodobowych stacjach paliw będących w dyspozycji Wykonawcy czynnych również w niedziele i święta ,

2. korzystanie z usług – dokonywania płatności za korzystanie z dróg ( opłaty za autostrady ),

3. zakup produktów nie paliwowych – oleje silnikowe i smarowne, płyny eksploatacyjne.

2. Średniorocznie Zamawiający przewiduje zakup:

   1. paliwa w ilości 9 000 litrów, w tym:

1. benzyny bezołowiowej o minimalnej liczbie oktanowej 95 – 3 000 litrów,

2. oleju napędowego o minimalnej liczbie cetanowej 51 – 6 000 litrów.

1. 2. produktów nie paliwowych oraz usług w kwocie nie wyższej niż 4 000 złotych brutto.

Zamawiający zastrzega, że podane powyższe ilości poszczególnych rodzajów paliw oraz wartość zakupu produktów nie paliwowych oraz usług są szacowane. Zamawiający będzie sukcesywnie dokonywał zakupów odpowiednich ilości poszczególnych rodzajów paliwa, produktów nie paliwowych oraz usług na podstawie faktycznych potrzeb. Wykonawca, z którym Zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie o realizację zakupu paliwa, produktów nie paliwowych oraz usług w ww. wielkościach.

3.Wykonawca będzie prowadził ewidencję zakupów paliw ciekłych, produktów nie paliwowych oraz usług dla poszczególnych pojazdów Zamawiającego z podaniem daty i miejsca, rodzaju, ilości i wartości zakupionego paliwa, produktów nie paliwowych oraz usług, numeru rejestracyjnego pojazdu oraz rozliczał dokonane transakcje raz w miesiącu - na ostatni dzień miesiąca.

4. Ceną zakupu paliwa będzie cena aktualna na danej stacji w dniu zakupu ( tankowania ) z uwzględnieniem określonego w ofercie Wykonawcy stałego upustu naliczonego od aktualnej ceny każdego litra zakupionego paliwa.

5. Przy każdorazowym zakupie Wykonawca wyda pracownikowi Zamawiającego potwierdzenie dokonanych zakupów z podanym numerem rejestracyjnym samochodu służbowego, którego transakcja dotyczy – w postaci wydruku z systemu kasowego lub innego dokumentu.

6. Wykonawca wyda bezpłatnie Zamawiającemu nie później niż do 10 dnia po podpisaniu umowy 6 szt. płatniczych kart paliwowych zabezpieczonych indywidulanym kodem PIN – po jednej karcie oznakowanej numerem rejestracyjnym dla każdego z pojazdów Zamawiającego wyszczególnionych w załączniku nr 1 do umowy oraz 1 szt. płatniczej katy paliwowej na okaziciela pracownik NPN. Wykaz pojazdów z numerami rejestracyjnymi zostanie przekazany Wykonawcy wraz z umową.

7. Liczba oraz rodzaj pojazdów Zamawiającego wskazanych w chwili zawarcia umowy w załączniku nr 1 do umowy może ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Powyższa zmiana nie wymaga aneksowania umowy – w takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie o zaistniałej zmianie poprzez e-mail wskazany do kontaktu przez Wykonawcę w umowie.

8. Wykonawca zobowiązany jest do zagwarantowania odpowiedniej jakości sprzedawanego paliwa, zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 09 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych ( Dz. U. z 2015 r. poz. 1680 ze zm. ).

9. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania ze stacji innych podmiotów zrzeszonych w danej sieci i akceptujących karty paliwowe wydane przez Wykonawcę na warunkach określonych w ofercie.

4. Wymagania, jakie powinni spełniać wykonawcy w zakresie dokumentów lub oświadczeń

1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki uczestnictwa w postępowaniu:

   1. posiadają kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności, które dokumentują załączając skan aktualnej koncesji wydanej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki na obrót paliwami ciekłymi niniejszym zamówieniem zgodnie z wymogami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne ( t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 755 ze zm. ),

   2. do udziału w zamówieniu mogą przystąpić Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty cenowej wykonali co najmniej 2 dostawy odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, o wartości co najmniej 25 000,00 zł. brutto każda, na potwierdzenie czego składają oni wykaz potwierdzający wykonanie wymaganych dostaw z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców ( z wykorzystaniem załącznika Nr 1 do formularza ofertowego)

   3. posiada zdolności techniczne lub zawodowe niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia,

1. dysponują całodobową, czynną również w niedzielę i święta, stacją paliw,

1. w obrębie 30 km od siedziby Narwiańskiego Parku Narodowego tj. Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy powiat wysokomazowiecki,

2. min. 300 stacji paliw na terenie Polski,

obsługującymi karty paliwowe wydane Zamawiającemu – Wykonawca załączy wykaz wszystkich całodobowych stacji paliwowych czynnych również w niedzielę i święta, z których będzie mógł korzystać Zamawiających z podaniem nazwy sieci, do której należy dana stacja, jej adresu i województwa oraz oznaczenia czy Zamawiający korzystając z niej poniesie dodatkowe koszty tj. opłatę lub prowizję od zakupów - z wykorzystaniem załącznika Nr 2 do formularza ofertowego

5. Termin realizacji przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia będzie realizowany w okresie: od dnia 01.01.2021 r. do 31.12.2021 r.

5. Warunki płatności

1. Zamawiający dopuszcza możliwość otrzymania faktur w formie tradycyjnej, tj. papierowej lub w formie elektronicznej tzw. E-faktura.

2. Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości paliwa, produktów poza paliwowych i usług w systemie rozliczeń bezgotówkowych.

3. Rozliczenie transakcji odbywać się będzie na podstawie zbiorczej faktury.

4. Należność wynikająca z faktury regulowana będzie przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia.

5. Wykonawca będzie wystawiał fakturę na następującego płatnika: Narwiański Park Narodowy Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy NIP – 722-16-26-836.

6. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi w złotych polskich.

5. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Kompletna oferta powinna zawierać prawidłowo wypełniony:

Formularz ofertowy ( załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z załącznikami

2. Wszystkie dokumenty tworzącą ofertę muszą być:

1. Sporządzone w języku polskim,

2. Podpisane,

3. Złożone w formie oryginału lub w przypadku złożenia dokumentów drogą elektroniczną w formie skanów.

3. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Jeżeli osoba podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa/upoważnienia, to pełnomocnictwo/upoważnienie tej osoby musi być dołączone do oferty.

4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

5. Cena podana w ofercie musi być wyrażona w złotych polskich i zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

6. Cena oferty musi być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

5. Opis kryteriów, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny oferty

1. Cena – 80 %

1. Oferty w tym kryterium będą ocenione w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez Wykonawców,

2. Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów,

3. Ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

najniższa cena brutto spośród badanych ofert

Wartość punktowa oferty = ---------------------------------------------------------------- x 10x80%

cena brutto badanej oferty

2. Stały upust - 20 %

1. Oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najwyższego stałego upustu ceny (wyrażonej w %) przedstawionego przez Wykonawcę,

2. Ofertę z najwyższym upustem otrzyma maksymalną ilość punktów

3. Stałą wysokość upustu Wykonawca poda w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego

4. Ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

Stały upust ofert badanej

Wartość punktowa oferty =--------------------------------------------- x 10 x 20%

Najwyższy stały upust

5. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą

1. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania związane z postępowaniem pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż 04.12.2020 r ( do końca dnia ). Wniosek należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej npn@npn.pl

2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt. 1 Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

3. Zamawiający oświadcza, że wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i wyjaśnienia treści niniejszego zapytania ofertowego będą umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego, tj. www.npn.pl (BIP/ogłoszenia).

5. Dodatkowe informacje

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyn.

5. Istotne postanowienia umowy

Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

5. Zawiadomienie o wynikach postępowania

1. Zawiadomienie o wynikach postępowania zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.

2. Zamawiający po opublikowaniu wyników postępowania na stronie internetowej skontaktuje się z wybranym Wykonawcą w celu ustalenia terminu i miejsca podpisania umowy.

5. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(Dz.U.UE.L.2016.119.1), zwanym dalej: „RODO”, Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Dyrektor Narwiańskiego Parku Narodowego, zwany dalej: „Administratorem”, z którym Wykonawca może kontaktować w następujący sposób:

1) listownie na adres: Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy,

2) telefonicznie: 663109103;

3) poprzez e-mail: npn@npn.pl

2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych Wykonawca może kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w następujący sposób:

1)listownie na adres:, Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy

2)telefonicznie: 663109103

3)adres e-mail: monika.olszewska@npn.pl

3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w procedurze zapytania ofertowego znak: NPN – 271/1/642/2020 .z dnia 18.11.2020 r. - na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia z dnia z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2018, poz. 1986 ze zm.).

4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą pracownicy Administratora, osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (t. j. Dz. U. z 2018, poz. 1764 ze zm.) oraz na podstawie innych przepisów prawa.

5. Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres 5 lat -dokumentacja zamówienia publicznego.

6. Podanie przez Wykonawcę danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednakże jest niezbędne do:

1) udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

2) wykonania przez Zamawiającego czynności związanych z badaniem i oceną oferty,

3) udostępnienia przez Zamawiającego informacji o wynikach postępowania.

7. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych Wykonawcy do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.

8. Wykonawcy przysługuje prawo do:

1)dostępu do swoich danych osobowych,

2)sprostowania swoich danych osobowych,

3)usunięcia i ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

4)wniesienie skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

9. W oparciu o dane osobowe Wykonawcy, Administrator nie będzie podejmował wobec Wykonawcy zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania¹.

10. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności o poinformowaniu ww. osób fizycznych o udostępnieniu danych osobowych Administratorowi.

¹ Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

5. Termin składania ofert

Ofertę na formularzu ofertowym załącznik nr 1 wraz z załącznikami, należy przesłać w terminie do dnia 10.12.2020 r.. (do końca dnia) za pośrednictwem poczty elektronicznej npn@npn.pl lub złożyć na adres: Narwiański Park Narodowy Kurowo 10, 18-204 Kobylin Borzymy (z dopiskiem oferta) do dnia 10.12.2020 r.(do godz. 15.30). Liczy się data wpływu do Zamawiającego. W razie potrzeby należy kontaktować się z Panią Izabelą Janucik.

Zatwierdził

Dyrektor NPN

Grzegorz Piekarski

Załączniki

formularz ofertowy załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

załącznik nr 1 do formularza ofertowego

załącznik nr 2 do formularza ofertowego

wzór umowy załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

załącznik nr 1 do umowy